🚀 Comment créer et gérer un devis sur Filiz
1️⃣ Accéder au module Devis
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Dossier ;
Cliquez sur Créer → Devis ;
Deux options s’offrent à vous :
Créer un devis pour un étudiant non identifié (pratique quand l’entreprise n’a pas encore choisi l’alternant) ;
Créer un devis pour un étudiant identifié, en renseignant son nom, prénom et adresse email.
2️⃣ Renseigner les informations de l’entreprise 🏢
Type de secteur : privé ou public ;
Pour le secteur privé : renseignez les coordonnées du responsable légal et le signataire du devis ;
Pour le secteur public : renseignez le SIRET de l’organisation, le nombre d’organisations et le signataire ;
Indiquez le code IDCC et la convention collective ;
Cliquez sur Continuer.
3️⃣ Choisir l’école et la promotion 🎓
Sélectionnez l’école si vous gérez plusieurs établissements ;
Sélectionnez la formation et la promotion ;
Définissez le type de contrat : apprentissage ou contrat de professionnalisation ;
Les dates et le nombre d’heures se remplissent automatiquement selon les paramètres de la promotion.
💡 Astuce : Vous pouvez modifier ces informations individuellement pour chaque étudiant si nécessaire.
4️⃣ Gérer le financement 💰
Pour les contrats d’apprentissage :
Le contrat peut commencer jusqu’à 3 mois avant le début de la formation et se terminer 2 mois après la fin ;
Cliquez sur le bouton bleu en forme d’horloge pour calculer automatiquement le coût du contrat selon la durée et les barèmes France Compétence ;
Activez l’option reste à charge à zéro pour ne pas imputer de coûts à l’entreprise ;
Vous pouvez ajouter un geste commercial (réduction) si nécessaire.
Pour les contrats de professionnalisation :
Saisissez le coût total de la formation ;
Sélectionnez l’OPCO qui prendra en charge le financement.
5️⃣ Accéder et relire le devis 📄
Une fois tous les champs remplis, cliquez sur Accéder au devis ;
Vérifiez et modifiez les informations si nécessaire ;
Enregistrez vos modifications avant de générer le PDF ;
Cliquez sur Générer le devis pour créer le document.
💡 Astuce : Si vous modifiez des informations après génération, régénérez le PDF pour qu’il soit à jour.
6️⃣ Envoyer le devis en signature ✉️
Cliquez sur Valider et envoyer en signature ;
Le responsable légal de l’entreprise reçoit un email avec un lien vers le PDF ;
L’entreprise peut :
Refuser la signature, annulant le devis ;
Signer via un code à 6 chiffres.
Filiz permet de suivre l’avancement en temps réel :
Date et heure d’envoi ;
Bouton Relancer l’entreprise pour renvoyer l’invitation ;
Icône Lien pour visualiser le devis ;
Bouton Modifier pour débloquer les champs et ajuster le devis avant signature.
7️⃣ Créer un dossier à partir du devis 🗂️
Une fois le devis signé, vous pouvez créer un dossier directement à partir du devis ;
Toutes les informations sont automatiquement reprises pour éviter les ressaisies.
💡 Astuce : Utilisez la bulle bleue en bas à droite pour accéder au support, et consultez le Help Center pour découvrir toutes les fonctionnalités avancées de Filiz.
💡 Conseils pratiques pour les administrateurs
Vérifiez toujours les informations avant génération du devis pour éviter des erreurs ;
Activez le reste à charge à zéro pour simplifier le financement pour l’entreprise ;
Suivez la signature en temps réel pour relancer rapidement l’entreprise si nécessaire.
❓ Questions fréquentes
📌 Puis-je modifier un devis après l’avoir généré ?
Oui, utilisez le bouton Modifier pour débloquer les champs, puis régénérez le PDF.
📌 Comment l’entreprise signe-t-elle le devis ?
Elle reçoit un email avec un lien et un code à 6 chiffres pour valider la signature.
📌 Est-il possible de créer un dossier directement à partir du devis ?
Oui, une fois le devis signé, toutes les informations sont reprises automatiquement pour créer le dossier.