L’UAI (Unité Administrative Immatriculée) est un code unique d'identification attribué à chaque établissement d'enseignement ou centre de formation en France.
Pour obtenir l'UAI, il est nécessaire de suivre plusieurs démarches administratives, après avoir créé votre centre de formation et obtenu le numéro de déclaration d’activité. Voici les étapes détaillées pour l'obtenir :
1. Demander l'UAI auprès de l’académie ou de l'organisme compétent
Une fois votre centre de formation créé et enregistré auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi), vous pouvez obtenir l'UAI. Cette demande se fait généralement auprès du rectorat ou de l’académie dont dépend votre établissement.
Si votre centre de formation dispense des formations professionnelles ou des formations en alternance (comme un CFA), vous devez vous adresser à l’académie ou au rectorat dans lequel se situe votre établissement. Selon le type de formation, l’UAI est géré par les services académiques.
-> Contactez votre rectorat, vice-rectorat ou les services départementaux de l'Éducation nationale: Les régions académiques, académies et services départementaux de l'Éducation nationale | Ministère de l'Education Nationale
a. Pièces justificatives à fournir
Pour obtenir l'UAI, plusieurs documents peuvent être requis. Voici les principales pièces justificatives que vous devrez soumettre lors de votre demande :
Le numéro de déclaration d’activité de formateur : Ce numéro est obtenu auprès de la Direccte ( Portail national des directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités ) lors de la déclaration de votre activité de formation. Il atteste que votre centre de formation est enregistré comme prestataire de formation.
Les statuts de la structure : Si votre centre de formation est une entreprise, une SAS, une SARL ou une association, vous devez fournir une copie des statuts enregistrés de votre établissement.
Le justificatif de l’adresse du centre de formation : Il peut s’agir d’un document officiel prouvant que votre établissement est situé à une adresse valide, comme une facture ou un bail de location.
La liste des formations proposées : Une description détaillée des formations que vous proposez (programme, durée, public cible, etc.).
Les informations sur le personnel pédagogique : Il est souvent demandé de fournir les CV et qualifications des formateurs et des responsables pédagogiques, afin de garantir la qualité de la formation dispensée.
b. Délivrance de l'UAI
Une fois votre demande traitée, l’UAI vous sera attribué par l’académie ou le rectorat. Le code UAI est essentiel car il permet à l’administration de suivre les établissements et de faciliter l’identification de votre centre de formation dans le cadre de la gestion des élèves, des apprentis, ou des financements publics.
Durée de traitement : Le traitement de votre demande peut prendre quelques semaines, en fonction de la charge administrative du rectorat ou de l’académie.
Communication de l’UAI : Une fois l’UAI attribué, vous recevrez un document officiel qui contient le code unique à utiliser dans toutes vos démarches administratives.
2. Démarches supplémentaires pour le financement
Pour pouvoir bénéficier de financements publics, tels que ceux provenant des OPCO (Opérateurs de Compétences) ou d’autres dispositifs comme le CPF (Compte Personnel de Formation), il est nécessaire de suivre certaines démarches supplémentaires. Ces démarches sont cruciales pour garantir que votre centre de formation puisse dispenser des formations financées par des fonds publics.
Certification Qualiopi (norme qualité pour les formations professionnelles)
Depuis janvier 2022, pour pouvoir bénéficier de financements publics ou des OPCO, votre centre de formation doit être certifié Qualiopi. Cette certification atteste de la qualité de vos prestations de formation. Elle est délivrée par des organismes certificateurs agréés par l’État.
Démarches pour obtenir Qualiopi :
Préparer votre centre de formation à la certification :
Mettre en place un système de gestion de la qualité : Le processus de certification repose sur plusieurs critères relatifs à la gestion de la qualité des formations (accueil des stagiaires, suivi pédagogique, évaluation des compétences acquises, etc.).
Mettre en place des outils et des processus de suivi des formations : Vous devez pouvoir démontrer que vous avez mis en place des processus rigoureux pour organiser, suivre et évaluer les formations.
Choisir un organisme certificateur :
Vous devrez choisir un organisme certificateur accrédité pour obtenir la certification Qualiopi (des organismes comme Afnor, Bureau Veritas, etc.).
Chaque organisme peut avoir un processus spécifique d’audit, et il est important de bien se préparer à cet audit.
Passer l’audit de certification :
L’audit de certification est réalisé par un organisme accrédité. Lors de cet audit, vous devrez démontrer que votre centre respecte les critères de qualité définis par la certification.
Cet audit consiste à examiner vos pratiques, vos documents administratifs, votre système pédagogique et les retours des stagiaires, entre autres.
Obtenir la certification Qualiopi :
Si l’audit est concluant, votre centre de formation recevra la certification Qualiopi, qui est valable pour une durée de 3 ans. Cela vous permettra de recevoir des financements publics ou privés pour vos formations.
3. S’inscrire auprès des OPCO
Les OPCO (Opérateurs de Compétences) sont des organismes qui financent la formation professionnelle en fonction des branches professionnelles. Pour pouvoir bénéficier de leurs financements, votre centre doit être référencé par les OPCO correspondant aux secteurs de formation que vous proposez.
a. Démarches pour s’inscrire auprès des OPCO :
1. Identifier les OPCO correspondant à vos formations : Chaque OPCO est en charge de certains secteurs d’activité (par exemple, OPCO EP pour les entreprises de proximité, OPCO Santé pour le secteur de la santé, etc.).
2. S’inscrire auprès de l'OPCO : Une fois votre centre de formation certifié Qualiopi, vous pouvez soumettre une demande de référencement à l’OPCO, sur chaque interface en ligne, qui finance des formations dans le domaine que vous proposez. Cela peut inclure l’envoi de documents justificatifs (déclaration d’activité, programme de formation, etc.).
3. Respecter les critères des OPCO : Les OPCO peuvent avoir des critères spécifiques pour financer les formations, comme la durée des formations, le public cible ou le contenu des formations. Assurez-vous que votre offre de formation répond à ces critères pour maximiser les chances de financement.
b. Obtenir des financements pour les formations
Une fois référencé par un ou plusieurs OPCO, vous pourrez bénéficier des financements pour vos formations en fonction des conventions de financement de chaque OPCO. Ces financements peuvent couvrir une partie ou la totalité des frais de formation des apprenants, et cela dépend du type de formation, du public formé, et des règles de l’OPCO (Nouveau référentiel des niveaux de prise en charge des contrats d'apprentissage - France compétences)
L’obtention de l’UAI et des financements pour votre centre de formation nécessite des démarches administratives rigoureuses, notamment la création de l’entité juridique, la déclaration de l’activité de formation, l’obtention de la certification Qualiopi, ainsi que l’inscription auprès des OPCO pour recevoir des financements. Ces étapes garantissent la reconnaissance officielle de votre centre et son accès à des financements publics pour ses formations.
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