📅 Calendrier de formation : planifiez précisément le rythme d’alternance

Cet article introduit un nouveau module central : le calendrier de formation, conçu pour vous permettre de planifier le rythme d’alternance de vos promotions et de vos apprenants, de l’associer aux dossiers et de l’inclure automatiquement dans le flux de signature de convention.

Ce guide vous présente en détail les nouveautés, leur fonctionnement et la manière de les utiliser dans Filiz.

1. Calendrier de formation pour les contrats d’alternance

Le calendrier de formation est désormais disponible pour :

les contrats d’apprentissage ;
les contrats de professionnalisation.

📍 Où le trouver ?

Promotions → Fiche promotion → onglet “Calendrier”

🧩 Comment le calendrier se génère-t-il ?

Il est créé automatiquement à partir de deux informations :

Le cycle de formation (1, 2, 3 ou 4 ans), renseigné dans l’onglet Formation.
Les périodes de formation de chaque année, saisies dans la Fiche promotion.

🔗 Calendrier rattaché à la promotion

Une fois généré :

Tous les nouveaux dossiers créés sur cette promotion héritent du calendrier.
Chaque dossier peut ensuite personnaliser son calendrier, sans impacter celui de la promotion.

📝 Cas particulier : aucun calendrier en promotion

Si aucun calendrier n’a été créé sur la promotion :

il est possible d’en créer un directement dans un dossier ;
celui-ci sera strictement propre à ce dossier, sans alimenter la promotion.

⚙️ Mises à jour du cycle ou des périodes

Quand vous modifiez :

le cycle de formation, ou
les périodes d’années de formation,

Filiz régénère automatiquement le calendrier.

🔔 Alertes et choix proposés

À chaque modification, une alerte vous informe avant de régénérer le calendrier.
Vous pouvez choisir :

Appliquer uniquement aux futurs dossiers
→ les dossiers existants conservent leur calendrier et leurs personnalisations.
Appliquer à tous les dossiers de la promotion
→ les calendriers personnalisés seront écrasés.

👥 Apprenants entrant en cours de cycle

Deux cas possibles :

1. Le calendrier est créé depuis le dossier

➡️ Seules les années réellement suivies sont générées.
Ex. : entrée en 2ᵉ année → génération de la 2ᵉ et 3ᵉ année uniquement.

2. Le dossier récupère le calendrier de la promotion

➡️ L’intégralité du cycle apparaît (même si l’apprenant ne suit pas toutes les années).

2. Éditeur de rythme d’alternance : flexible et intuitif

Un nouvel éditeur puissant vous permet d’ajuster finement le calendrier.

🔍 Trois vues d’édition

Jour 🗓️
Semaine 📆
Mois 🗃️

⚡ Paramétrages possibles

Définir les jours :
- en formation (CFA),
- en entreprise.
Attribuer un type de journée :
- Formation,
- Entreprise,
- Examens,
- Repos.
Découper une journée en deux temps (matin/après-midi).
Saisir les heures de formation par jour → calcul automatique du total.
Affichage coloré selon le type de journée pour une lecture instantanée.

ℹ️ “Hors année de formation”

À noter : la mention « Hors année de formation » n’est pas un type de journée attribuable.
Il s’agit d’une légende d’affichage (calendrier et PDF) pour les jours qui se situent en dehors des périodes d’année de formation : ces jours ne portent donc aucun attribut (ni formation, ni entreprise, ni examen, ni repos).

🧾 Dates de contrat au niveau du dossier (optionnel)

Dans chaque dossier, vous pouvez préciser des dates de contrat différentes des dates de formation :

contrat jusqu’à 3 mois avant la formation ;
contrat jusqu’à 2 mois après la formation.

Cela permet de rendre le calendrier plus fidèle à la réalité.

⚠️ Alerte en cas d’incohérence

Si les dates saisies dans l’éditeur ne correspondent pas à celles de l’onglet Contrat, Filiz vous prévient dans le suivi du dossier.

3. Suivi automatique des heures de formation + export PDF

Le calendrier est désormais connecté à vos données pédagogiques.

📊 Contrôle automatique des heures

Filiz compare :

les heures prévues dans l’onglet Formation ;
les heures calculées dans le calendrier.

Un indicateur visuel vous guide :

🔶 Orange : incohérence (ex. 2 338 h / 2 500 h)
🟢 Vert : conformité (ex. 500 h / 500 h)

📥 Export PDF

Un bouton Télécharger vous permet d’obtenir un PDF :

pour archivage,
pour envoi aux entreprises,
ou pour partage avec l’apprenant.

4. Intégration au flux de signature de la convention

Le calendrier fait désormais partie du processus de signature.

🔁 Conventions tripartites (école / entreprise / apprenant)

La convention et le calendrier sont signés par les 3 parties.

🔁 Conventions non tripartites (école / entreprise)

Convention signée par : école + entreprise
Calendrier signé séparément par : l’apprenant

Cela garantit que chaque partie valide bien les éléments qui la concernent.

🚀 Comment démarrer ?

Pour utiliser pleinement le calendrier de formation :

Renseignez le cycle et les heures totales
→ onglet Formation
Définissez les périodes annuelles
→ Fiche promotion
Générez et éditez le calendrier
→ Promotions → Fiche promotion → Calendrier
- ajustez le rythme
- vérifiez les heures
- exportez en PDF si besoin
Créez un dossier depuis la promotion
→ le calendrier est automatiquement repris
→ vous pouvez le personnaliser
Pas de calendrier en promotion ?
→ créez-le directement dans le dossier
(Optionnel) Renseignez les dates contractuelles du dossier
→ pour gagner en précision.

🎯 En résumé

Le nouveau calendrier de formation simplifie totalement la planification de l’alternance : génération automatique, édition intuitive, suivi des heures, personnalisation par dossier et intégration directe à la signature.
Fini les tableaux Excel difficiles à paramétrer : vous disposez désormais d’un outil clair, fiable et conçu pour les besoins des CFA. Vous gagnez du temps, vous sécurisez vos données et vous offrez une information parfaitement lisible aux entreprises comme aux apprenants